3 GENIALE & KOSTENLOSE TOOLS FÜR EIN PRODUKTIVES 2018

3 GENIALE & KOSTENLOSE TOOLS FÜR EIN PRODUKTIVES 2018

1. slack.com – einfach zusammen arbeiten

Beginnen wir doch am besten gleich mit dem wohl angesagtesten Kommunikationstool für Firmen, egal ob bei einem kleinen Team von fünf Personen, bis hin zu großen internationalen Unternehmen – es wird „geslackt“. Warum benötigt man überhaupt noch ein Kommunikationstool, wenn der E-Mail Ordner so und so schon übervoll ist? Genau das ist ja der Grund: der übervolle E-Mail Ordner, in dem alle paar Minuten ein weiteres E-Mail aufpoppt. Wenn dazu noch interne Diskussionen per E-Mail stattfinden und vielleicht eine Antwort die andere jagt, dann kann die Verzweiflung schon sehr groß werden. Denn ist es uns nicht schon sehr oft passiert, dass wir eine Frage per E-Mail in die Runde stellten und plötzlich zu viele Antworten erhielten und wir die Übersicht verloren? Zu viele Antworten und zu viele Mails, die da „losgetreten“ wurden. Davon hatten wir genug und sahen uns nach einem Tool um, das wir auf Anhieb verstanden und alle sofort ins Herz schlossen.

Slack ist ein sehr unauffälliges und angenehmes App, das in der Basisversion, die jedoch bereits sehr viel beinhaltet, kostenlos ist.

! Slack bedeutet Kommunikation in alle Richtungen innerhalb eines Teams !

So sind vier Arten der Kommunikation möglich:

  • Die direkte Kommunikation mit einzelnen Kollegen, sozusagen von Slack2Slack
  • Die direkte Kommunikation mit einem Team, das zuvor definiert wird und dann immer gemeinsam angesprochen wird…ähnlich wie eine WhatsApp Gruppe
  • Die Kommunikation zu einem Thema, einen sogenannten #Channel, zu dem diejenigen eingeladen werden, für die das Thema relevant ist, oder deren Meinung man zu dem Thema haben möchte
  • Die „general“ Information – sozusagen der „Rundruf“ an alle

Channels können zu bestimmten Projekten und Ideen eröffnet werden. Da läuft dann die Kommunikation so lange, bis der Channel, sprich das Projekt oder die Aufgabe, beendet ist. Der Channel kann nun, zur Dokumentation, archiviert oder natürlich auch gelöscht werden.

Wird eine Nachricht an mehrere geschrieben, so sollte direkt auf die Nachricht geantwortet werden, denn dann startet automatisch ein Thread, der rote Faden, mit dem man die laufende Kommunikation perfekt beobachten kann. Ein großer Vorteil, denn die Themen bleiben so an einem Ort. Es müssen nicht die vielen Mails zu einem Thema in unterschiedliche Ordner geschlichtet werden, damit man sich auskennt… Schade, dass man da nicht schon vorher draufgekommen ist.

TeroVesalainen / Pixabay

Slack und andere Apps:

Ist man schon ein etwas fortgeschrittener „Slacker“, dann öffnen sich ungeahnte Möglichkeiten. Unterschiedliche Bots verknüpfen Slack mit anderen großartigen Programmen wie z.B. das CRM System Pipedrive, das bei jedem gewonnen Deal eine Erfolgsmeldung in den „Dealbot“ Ordner schickt…so leicht geht Motivation. Oder auch die Verknüpfung mit Trello, bei der neue, veränderte oder gelöschte Karten von Trello (dazu komme ich gleich ein wenig weiter unten) in Slack gemeldet werden. Das heißt, laufend informiert sein ohne das App wechseln zu müssen.

Oder, einfach nur praktisch, der Leevebot, der täglich meldet, wer gerade auf Urlaub ist und gleich mitrechnet, wie viele Urlaubstage noch offen sind.

Abgelegt können die Dokumente, die hochgeladen wurden, direkt in Slack oder, wenn der Platz doch mal zu eng werden sollte, auf Google Drive, ebenso mit direkter Integration.

Die ansprechende Grafik, der gelungene Slackbot, der nette Sprüche auf Lager hat, die immer wieder einen Schmunzler entlocken und auch die Tatsache, dass Slack vollständig auf Deutsch übersetzt ist – das alles macht uns zu wahren Slackfans… in Österreich wohl der ersten Stunden.

2. trello

Weiter geht’s mit dem zweiten „Lieblingsapp“, das bei uns nun seit einigen Monaten die mühsamen To-do-Listen ersetzt. Trello heißt unser smartes digitales Boardsystem, das in Form von großen Boards die Übersicht auch über komplexe Aufgaben bewahren lässt. Ähnlich wie bei Slack können hier Boards zu bestimmten Themen oder aber auch zu gewissen Arbeitsabläufen einfach erstellt werden. Bei uns ersetzt Trello die klassische Excelliste, die wir immer dann anlegten, wenn wir Projekte abarbeiten mussten und vielleicht noch mehrere Mitarbeiter involvierte waren. Dank Trello ist das nun Schnee von gestern. Excel wird bei uns nur noch für Berechnungen und Adresslisten verwendet, dafür ist es ja auch gemacht.

Trello kann nun in unterschiedlicher Art und Weise genutzt werden.

Klassische To-do-Boards, bei denen die Listen so angelegt sind, dass sie chronologisch vom Plan bis zur Durchführung weitergeleitet werden. Das können unterschiedliche Tasks für ein Projekt sein, oder aber auch persönliche Aufgaben, die vom Auftrag bis zur Fertigstellung gezogen werden. Ist alles fertig, dann können die einzelnen Karten entweder archiviert werden oder in ein neues Board verschwinden, z.B. in ein Jahresboard, bei dem man Ende des Jahres sieht, was man so alles getan hat. Oder man startet seinen flexiblen Wochenplan, bei dem die einzelnen Listen die Tage der Woche sind und die Karten die Aufgaben. Der Sinn dabei ist nicht nur eine Übersicht, denn diese habe ich in gewohnter Weise im Kalender, sondern, dass jede Aufgabe, also jede Karte, viele Möglichkeiten hat, wie Umfragen, Einladen mehrerer Kollegen, die an der Aufgabe beteiligt sind, To-do Listen innerhalb der Karte und viele weitere „Power-Ups“, auf die ich noch kommen werde und die Trello mit vielen anderen großartigen Apps verbinden… Dann beginnt es so richtig Spaß zu machen…

Was macht es noch so besonders, dieses App, das bereits einige Millionen User auf der Welt hat, besonders junge Unternehmen, die sich mit Excel und Co. nicht mehr auseinandersetzen möchten? Die einzelnen Karten können selbstverständlich auch Bilder sein, jeder Karte kann ein #Tag zugewiesen werden, nach dem dann selbstverständlich auch gesucht werden kann. Sind die #Tags z.B. einzelne Kunden, so kann man mit einem Klick zwischen den Aufgaben der Woche und den Aufgaben für einzelne Kunden switchen…und das Ganze auch noch mit angenehmer und individuell anpassbarer Grafik.

Über die zuvor bereits erwähnten Power-Ups kann Trello zum Beispiel Aktualisierungen an das zuvor vorgestellte Slack oder an andere Systeme senden, damit man hier nicht immer den aktuellen Stand aktiv abholen muss. Es können Verbindungen zu CRM Systemen, zu Planungsapps, zu Google Drive, zu Bots und vielen anderen Apps geschaffen werden, die einem viel Zeit ersparen. Die einzelnen Cards können auch Zeichnungen, Pläne, Videos oder Tabellen sein, es können Umfragen gestartet werden und vieles mehr…am besten einfach reinklicken, ansehen und ausprobieren. In der kostenlosen Version sind bis zu 3 Power-Ups inkludiert, für wenig Geld gibt’s mehr davon.

Die Boards laden zur Zusammenarbeit ein, entweder wird das gesamte Board mit einem Team geteilt, dessen Mitglieder man einzeln einlädt oder man weist nur einzelne Cards außenstehenden Beteiligten, wie z.B. Grafiker oder Kunden, zu. Hier sind keine Grenzen gesetzt, besonders auch weil das App in der Grundversion kostenlos ist und somit die Hürde teilzunehmen einzig darin besteht, dass man sich anmelden muss.

Für Slack wie auch für Trello gibt es Desktop Versionen für Apple und MS (Trello ab Version 10) sowie großartige Mobile Apps, die die Zusammenarbeit auch unterwegs einfach gestalten. So habe ich vor einiger Zeit ein Trello Board gestartet, mit dem ich für mich spannende Vorträge bei Kongressen dokumentieren. Lange habe ich versucht, mir dieses kompakte Wissen für später auffindbar abzulegen. Mit Fotos und Videos im Handy abgelegt gelang es mir nur ab und zu. Mit Trello und meinem „Know-how Board“ lege ich für jeden Kongress oder Vortrag, den ich höre und spannend finde, eine neue Liste an und lege Karten für all das an, was ich mir merken möchte.

Nähere Infos unter www.trello.com

3. Typeform

Last, but not least nun noch zu dem für mich einfach schönsten Umfrage- und Formulartool: Typeform, das ebenfalls, wie die beiden vorher genannten Apps auch, in einer kostenfreien Startversion zu haben ist.

Wer Typeform einsetzt, ist ein Schöngeist und möchte mehr als Antworten von seiner Zielgruppe. Das verspielte Umfrageapp hat es geschafft aus der starren Welt des Umfrageformulares auszubrechen um den Befragten vielleicht auch ein erfreutes Schmunzeln beim Ausfüllen zu entlocken. Multiple Choice Fragen mit Fotos statt mit Worten, dazwischen eingefügte Zitate zum Auflockern und vieles mehr, machen die Umfragewelt definitiv bunter und spaßiger. Großartige Vorlagen helfen bei den ersten Schritten, wobei auch von „scratch on“ so intuitiv ist, dass man sich innerhalb weniger Minuten zurechtfindet. Dieses App ist leider das einzige der vorgestellten, das nicht auf Deutsch übersetzt ist, macht das aber mit den beschriebenen Vorteilen auf jeden Fall wieder wett.

Alles Weitere unter www.typeform.com

 

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